Kerteza-4Fasenmodel^®/ Structuur uitgelicht

ONTWIKKELINGEN 

Zorginstellingen worden geconfronteerd met grote veranderingen en ontwikkelingen. Nieuwe wetgeving, decentralisaties in het sociale domein, bezuinigingen, outsourcing, geleidelijke extramuralisering, meer marktwerking, groeiende vraag, krimpende arbeidsmarkt, toenemende regeldruk en mondigere patiënten/cliënten zijn hier voorbeelden van. Tevens bestaat er onzekerheid over de impact van de ontwikkelingen, omdat deze onder andere bepaald worden door de wijze van financiering, medische- en technologische ontwikkelingen en regie. Zorgsystemen en financieringsstromen zijn nog dusdanig georganiseerd dat deze een belemmering (kunnen) vormen voor samenwerking en ontwikkeling van alternatieve organisatievormen.

Het is van groot belang voor een organisatie om in te spelen op deze vele veranderingen en ontwikkelingen. Tevens biedt dit kansen en openingen voor vernieuwing. Het is hierbij de uitdaging om de beste zorg te (blijven) leveren op de meest efficiënte en effectieve manier en hierbij een passende organisatievorm te vinden. We zien dat er langzaam beweging komt in het organiseren met en rond de patiënt/cliënt, het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere (zorg)partners en het overdragen van verantwoordelijkheden naar (meer) autonome teams. Daarnaast krijgen ontwikkelingen als multidisciplinaire zorgpaden en de schaarste op de arbeidsmarkt meer aandacht. Gezamenlijk ontwikkelen van ICT- en e-health-oplossingen wordt eveneens als een belangrijk doel gezien.

PASSENDE ORGANISTATIESTRUCTUUR 

Samenwerken van mensen vereist het organiseren van de werkzaamheden die deze mensen uitvoeren, onderling en als teams. Een organisatiestructuur bepaalt hoe de werkzaamheden worden verdeeld en op elkaar worden afgestemd. Een passende structuur voor een organisatie is gericht op de structuur die medewerkers het best kan ondersteunen, waarin medewerkers goed tot hun recht komen en hun talenten worden ontwikkeld. Maar waarin ook afwegingen worden gemaakt tussen kansen en risico’s en kansen kunnen worden benut. Met een passende structuur kan kwalitatief goede en veilige patiënten-/cliëntenzorg geboden worden, efficiëntie worden bevorderd en flexibiliteit worden gestimuleerd. Hiermee wordt waarde gecreëerd om doelen te realiseren en continuïteit te garanderen.

Gedrag van medewerkers en leidinggevenden en het leveren van prestaties is onder andere afhankelijk van de structuur van de organisatie. Maar structuur staat niet op zichzelf. Alleen de structuur aanpassen zal onvoldoende werken. Het vraagt ook te kijken waar er in het management, de cultuur, de processen en/of HRM aspecten aanpassingen nodig zijn. De ideale organisatiestructuur bestaat niet. Er blijven werkzaamheden bestaan die niet efficiënt of effectief binnen de gekozen verdeling uit te voeren zijn. Dit kan ondervangen worden met systemen en verbindingsorganen, zoals staven, overlegplatforms, commissies en projecten.

Een organisatie kiest voor aanpassing van de structuur om de strategische doelstellingen zo goed mogelijk te behalen. Dit lijkt misschien heel vanzelfsprekend maar de praktijk laat nogal eens wat anders zien. Het aanpassen van een organisatiestructuur is vaak een moeilijke, ingrijpende en soms langdurige weg.
Adviseurs van Kerteza kunnen begeleiding en/of ondersteuning bieden bij een dergelijke complexe verandering. Onze aanpak vanuit het Kerteza-4Fasenmodel^® start met het verkrijgen van inzicht in de huidige situatie. Voor het thema structuur willen wij onder meer zicht krijgen op de organisatie-indeling, de besturingsfilosofie en het besturingsmodel, het besluitvormingsproces en de communicatie- en overlegstructuur. Bij het samen onderzoeken van een eventueel benodigde aanpassing naar een meer bij alle ontwikkelingen passende organisatiestructuur zullen ook de andere vijf thema’s, strategie, management, organisatiecultuur, processen en HRM van ons 4Fasenmodel^® betrokken worden, omdat deze onlosmakelijk verbonden zijn met het thema structuur en met elkaar.

Onze aanpak is flexibel en stemmen wij altijd zorgvuldig af op de context waarbinnen gewerkt wordt. Wij werken voor en met organisaties van verschillende omvang en uit verschillende branches.

Enkele tips om rekening mee te houden bij aanpassing van een organisatiestructuur, gericht op het inspelen op veranderde, complexe en dynamische omstandigheden:

• Neem de tijd om zorgvuldig te bepalen waar de organisatie naar toe moet en wil. Inventariseer de interne en externe omgeving hiervoor zorgvuldig. 
• Onderzoek naast een passende structuur ook of andere aspecten, zoals leiderschapsstijl, organisatiecultuur, HRM en processen voldoende aansluiten bij de gewenste nieuwe structuur. Neem benodigde aanpassingen mee in het verandertraject.  
• Leg taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie.  
• Spreek taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk af en leg deze vast. Zorg ervoor dat tijdens de overgangsperiode en na invoering van de aangepaste organisatiestructuur hier ook daadwerkelijk naar wordt gehandeld. Verantwoordelijkheid nemen kan alleen als hier ook de bijbehorende bevoegdheden bij worden gegeven.  

Indien gekozen wordt voor (meer) zelfsturing binnen teams, wees dan bewust van de mogelijke valkuilen hierbij, zoals het ontstaan van scheve verhoudingen binnen een team en meer aandacht voor persoonlijk- en teambelang, waardoor het organisatiebelang uit het oog verloren kan worden. Ook het onvoldoende veranderen van de stijl van leidinggeven die hierbij nodig is kan een risico zijn. Zorg voor goede en zo nodig langdurige begeleiding in de verandering, om deze tot een succes te maken.

Wil u graag weten waarom wij processen meenemen in ons Kerteza-4Fasenmodel^®?

Lees het hier in deze blog!