Een projectbureau redt uw projecten 

In iedere organisatie lopen vele projecten vaak naast elkaar. Zo ook bij één van onze klanten, een ziekenhuis waar ongeveer 30 projecten tegelijkertijd lopende waren. Binnen deze zorginstelling werd binnen anderhalf jaar tijd een uniforme werkwijze voor projectmanagement en een projectbureau geïmplementeerd. Het resultaat is een volledig inzicht in alle projecten, verhoogde projectmanagement skills van betrokkenen en het effectief toewerken naar beoogde projectresultaten. 

Uitdaging 

In het ziekenhuis werd tijdens het doorlopen van een accreditatietraject duidelijk dat aan veel projecten tegelijkertijd werd gewerkt. Maar een totaaloverzicht van alle lopende projecten ontbrak. De scope, status en voortgang van projecten was vaak onduidelijk, evenals wie het project leidde.  

Om de verspilling van tijd en middelen te reduceren, besloot de directie om het projectmanagement ziekenhuisbreed te professionaliseren. Het ziekenhuis deed hiervoor beroep op Kerteza. 

Aanpak 

De professionalisering van het projectmanagement gebeurde volgens het Kerteza-4Fasenmodel®, waarbij de verandering in vier overzichtelijke fasen (inventarisatie, diagnose en ontwerp, implementatie en borging, evaluatie) is doorlopen. 

 In de eerste fase is Kerteza gestart met de inventarisatie van de huidige stand van zaken:  

• • Wat zijn de huidige projecten? 
  • Hoe goed wordt projectmanagement al toegepast? 
  • Zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk voor betrokkenen? 
  • Beschikken management en medewerkers over voldoende projectmanagementvaardigheden?
  • Is er een werkwijze voor het opstarten van projecten?
  • Welke verandercultuur is aanwezig binnen het ziekenhuis? 

Op basis van het resultaat van de inventarisatie werd overgegaan naar fase 2 van het Kerteza-4Fasenmodel® en werd samen met de directie een diagnose gesteld. Belangrijke punten waren: 

• • Onduidelijkheid over wanneer iets een project is.  
  • Beperkt inzicht in meerwaarde projectmatig werken. 
  • Project van ‘idee’ naar ‘resultaat’ verloopt niet volgens vaste structuur. 
  • Opstarten van project zonder duidelijke scope, plan, berekening middelen en budget, ... 
  • Vaak ontbreekt een concreet projectplan met stappen en gewenst resultaat. 
  • Niet altijd worden de juiste personen betrokken. 
  • Bepaalde personen / afdelingen worden te zwaar belast met projecten. 
  • Onduidelijke afspraken over werkwijze en rolverdeling. 
  • Ontbreken van rapportage over en bewaking van voortgang projecten. 
  • Regelmatig te lange doorlooptijd, stopzetten van het project of niet behalen van het resultaat. 
  • Wisselende kennis, vaardigheden en ervaring bij de projectleider(s). 
  • Onvoldoende aandacht voor opleiding/training en communicatie bij implementatiefase. 

Oplossing 

Op basis van de diagnose werd een plan van aanpak inclusief communicatieplan vastgesteld voor het vervolgtraject.  

Implementatie en borging 

Binnen het ziekenhuis werd een stafmedewerker aangesteld om een projectbureau op te richten. Het projectbureau kreeg de taak om alle projecten vanaf aanvraag tot en met afronding te bewaken. Tevens werden praktische sjablonen opgesteld voor de uniforme aanvraag van een project en voor een projectplan. Om alle projecten te beheren is een up to date overzicht opgesteld van alle lopende projecten, gekoppeld aan projectleiders en projectsponsoren, met een recente status en een zicht op de projectstructuur.  

Daarnaast kreeg het projectbureau de taak om projectleiders van alle projecten individueel te coachen in alle fasen van het project. 

Om te zorgen voor een juiste toepassing van de nieuwe werkwijze voor projectmatig werken, werd voor directieleden, stafleden, leidinggevenden en stafmedewerkers een opleiding ‘projectmanagement’ georganiseerd.  

Evaluatie en verbetering van projecten 

Voor de opvolging van alle projecten binnen het ziekenhuis werd een stuurgroep geïnstalleerd, waarin nieuwe projectvoorstellen en de voortgang van lopende projecten worden besproken. 
Elk kwartaal zitten alle projectleiders samen om de leerpunten met elkaar te delen, de werkwijze te evalueren en waar nodig te verbeteren.  

Ondersteuning via digitalisering 

Om de projectleiders en het projectbureau te ondersteunen in het projectmatig werken (inrichting, opvolging, rapportage, …) is het noodzakelijk dat er met een goed projectmanagementtool gewerkt wordt. Na een vergelijking van 3 softwareprogramma’s, werd een tool uitgekozen die de mogelijkheid biedt om eenvoudig te rapporteren en portfoliomanagement uit te werken. Deze tool is inmiddels in gebruik genomen. 

Resultaat 

In anderhalf jaar tijd heeft het ziekenhuis, met begeleiding van Kerteza, een projectmanagementmethodiek geïmplementeerd en geborgd door verhoging van kennis en competenties, opvolging en voortgangsmonitoring. 

Daarnaast begeleidde Kerteza bij het selectie– en implementatieproces voor een softwaretool. 

Door de vernieuwde aanpak is het aantal gelijktijdig lopende projecten teruggebracht en worden de doorlooptijden van de meeste projecten meer in lijn gebracht met de oorspronkelijke projectplannen. 

Het succes van de methodische aanpak heeft de betrokkenheid van directie, projectleiding, zorgprofessionals en overige medewerkers aanzienlijk verbeterd.  

Kerteza blijft samenwerken met het ziekenhuis om de succesvolle uitvoering van projecten te ondersteunen.