De rol van voorzitter van een stuurgroep en projectgroep uitgelicht
2 december, 2021

De rol van voorzitter van een stuurgroep en projectgroep uitgelicht

Het inrichten van projectorganisaties wordt veelal gekenmerkt door een standaard-projectstructuur bestaande uit een stuurgroep, projectgroep en enkele werkgroepen. De stuurgroep is samengesteld uit een vertegenwoordiging van de organisatie, eventueel aangevuld met externen. Bij het samenstellen van een stuurgroep wordt niet altijd voldoende tijd besteed aan het overdenken van de juiste samenstelling daarvan. Het is belangrijk om daarbij een mix van individuele kwaliteiten samen te stellen, die representatief is voor de organisatie en van personen die uit hoofde van hun functie mogen besluiten of daartoe mandaat hebben.
Daarnaast ontstaat wel eens onduidelijkheid over de rollen, taken en bevoegdheden van de stuurgroepleden. Deze onduidelijkheid vormt een probleem bij het succesvol realiseren van de projectdoelstellingen omdat de stuurgroep een belangrijke besluitvormende en sturende rol heeft en daarmee mede bepalend is voor het behalen van het beoogde projectresultaat.

Rol van de stuurgroep bij een project

De stuurgroep heeft als belangrijkste taak om:

  • het project te initiëren;
  • tijdens de duurtijd van het project te signaleren;
  • bij te sturen op basis van de gestelde doelen.

De stuurgroep stuurt de opdrachtgever en projectleider bij het nemen van beslissingen die moeten bijdragen aan het behalen van de projectdoelstellingen. Daarnaast heeft de stuurgroep zowel budgettaire als bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheidsstructuur moet waarborgen dat er voldoende aandacht vanuit de organisatie is voor het realiseren van de projectdoelstellingen. De stuurgroep delegeert hierbij het dagelijkse projectmanagement aan de projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) gemachtigd is. De projectstuurgroep vervult tevens een taak in de besluitvorming voor situaties waarin de projectleider geen bevoegdheden heeft of waarin er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten binnen de projectorganisatie. Deze taak kan worden omschreven worden als het regelmatig toetsen van het projectresultaat, de projectdoelstelling en de projectrisico’s met rapportages.
Nadat het project is afgerond en overgedragen aan de organisatie, bekijkt de stuurgroep in welke mate de projectresultaten aansluiten op de vooraf gestelde projectdoelen. En in welke mate nog sprake is van projectrisico’s en welke maatregelen zijn getroffen om deze projectrisico’s af te dekken.
Om de taak van de stuurgroep goed te kunnen vervullen is het noodzakelijk dat de leden van de stuurgroep bekend zijn met de materie waarop het project zich richt en goed geïnformeerd zijn over de status en voortgang van het project, inclusief mogelijke projectrisico’s.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een stuurgroep

De rol die de stuurgroep vervult lijkt duidelijk, al leert de ervaring dat de beschikbare kennis en capaciteit van de stuurgroepleden soms te beperkt is om tot juiste rolinvulling en tot oordeelsvorming over de mogelijke risico’s binnen een project te komen. Zolang het project op koers ligt zal bijsturen vanuit de stuurgroep niet nodig zijn. De projectleider kan binnen de aangegeven grenzen zelfstandig beslissingen nemen. Door middel van de projectvoortgangs- rapportage informeert de projectleider de stuurgroep. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden en projectrisico’s en issues niet aan de aandacht van de stuurgroep voorbijgaan.

Rol van de voorzitter

De voorzitter leidt de vergadering en vertegenwoordigt  het project naar buiten toe, veelal samen met de projectleider. En dient zorg te dragen voor gedragen besluitvorming. Daarnaast spreekt de voorzitter mensen aan op de resultaten en bewaakt samen met de projectleider de doelstellingen van het project. Van de voorzitter wordt verwacht dat deze het groepsproces en samenwerking met anderen stimuleert en bewaakt om de projectdoelstellingen te realiseren.
In geval van verschil van mening/inzicht binnen de stuurgroep kan de voorzitter een beslissing nemen. Eveneens kan de voorzitter in voorkomende situaties buiten de stuurgroep vergadering besluiten nemen op verzoek van de projectleider.

Enkele tips voor een succesvol verandertraject

Bij de samenstelling van de stuurgroep kunnen de volgende aandachtspunten overwogen worden:

Draag zorg voor verschillende rollen binnen de stuurgroep.
Vertegenwoordigers van de stuurgroep moeten over de juiste beslissingsbevoegdheden beschikken.
Op basis van de vastgestelde impact van een project kan de juiste samenstelling van de stuurgroep leden gekozen worden.
Bepaal welke beslissingsbevoegdheid de stuurgroep nodig heeft en kijk bij het samenstellen van de stuurgroep naar stuurgroepleden die deze bevoegdheid uit hoofde van hun functie hebben.
Wijs een voorzitter aan die ervaring en positie heeft binnen de organisatie en weet hoe de formele en informele lijnen lopen.
De samenstelling van een stuurgroep bestaat veelal uit maximaal 6 personen om te voorkomen dat de omvang van de stuurgroep met betrekking tot besluitvorming vertragend gaat werken.
Bespreek de verwachtingen naar elkaar uit voor wat betreft de rol en functie van de stuurgroep en die van de leden onderling.

Deel dit bericht

Misschien is deze bericht interessant of relevant voor een collega of vriend. Sharing is caring…

Ontdek wat Kerteza Academy voor u kan betekenen.

Neem contact met ons op via het contactformulier.

Schrijf u hier in voor onze nieuwsbrieven

Duineneind 16 bus 1, 2460 Kasterlee, België

Tel.: +32 14 25 90 00
E-mailadres: academy@kerteza.com

Contacteer ons

Voornaam *
Achternaam *
Telefoonnummer *
E-mail *
Instelling *
Functie *
Afdeling *