Kerteza ontwikkelde in nauwe samenwerking met het ziekenhuismanagement een actieplan om het documentbeheer binnen Zenya duurzaam te optimaliseren. Dit omvatte zowel beleidsmatige als operationele verbeteringen:

Actualisatie van documenten

• In samenwerking met hoofdverpleegkundigen en medisch diensthoofden werden bestaande documenten geanalyseerd en geactualiseerd waar nodig.
• Kleine aanpassingen werden meteen doorgevoerd, terwijl voor grotere wijzigingen een actieplan werd opgesteld en opgevolgd.

Optimalisatie van Zenya

• Opzetten van een gestructureerde mappenindeling voor een intuïtieve navigatie.
• Een verbeterde zoekfunctie voor snellere en efficiëntere toegang tot documenten, bekomen door het opschonen van de synoniemenlijst en opzetten van zoeksuggesties.

Borging van het documentbeheersysteem

• Er werd een beleid documentbeheer vastgesteld en een overlegstructuur rond het documentbeheersysteem opgezet om de status van documentbeheer blijvend op te volgen.
• Toegewezen documentbeheerders per afdeling kregen gerichte coaching on the job om hun documenten binnen Zenya te beheren.
• Voor verschillende gebruikersgroepen werden gepaste werkinstructies en gebruikersgidsen opgesteld.