Het project werd in twee fases uitgevoerd: 

Fase 1 - Interim projectmanagement (februari 2022-april 2023) 

In deze fase lag de focus op het ontwerpen en implementeren van de inrichting van het klachtenbehandelingssysteem en de herinrichting van het incidentmeld- en documentbeheersysteem: 

• Inrichting van projectstructuur en het opstellen van een gedragen projectplan. 

• Intensieve afstemming met beleidsverantwoordelijken, eindgebruikers en softwareleverancier Infoland. 

• Optimalisatie van beleid en processen rond documentmanagement, incidentmanagement en klachtenmanagement. 

• Migratie van Zenya naar een SaaS-omgeving. 

• Herinrichten en actualiseren van de Zenya modules zodat deze ondersteunend zijn aan het nieuwe beleid voor documentmanagement, incidentmanagement en klachtenmanagement. 

• Implementeren van het nieuwe beleid en heringerichte Zenya modules in de praktijk. 

• Praktische coaching-on-the-job, communicatie en begeleiding van betrokken teams. 

Fase 2 – (ondersteunend) mandaathouderschap documentbeheersysteem (april 2023–september 2024) 

Na oplevering van de vernieuwde Zenya-inrichting was borging essentieel. De klant vroeg Kerteza om tijdelijk het mandaathouderschap voor het documentbeheersysteem op zich te nemen, met geleidelijke overdracht naar een interne mandaathouder. Dit sluit aan bij de organisatorische en persoonlijke borging zoals beschreven in het projectborgingsmodel. Op die manier werd:  

• De herinrichting verder verankerd in beleid en praktijk. 

• Het nieuwe documentbeheerbeleid geïmplementeerd. 

• Toegewerkt naar eigenaarschap binnen de organisatie. 

Daarnaast werden documentbeheerders gecoacht en begeleid. 

De samenwerking werd tussentijds geëvalueerd, waarbij inzet en aanpak flexibel werden afgestemd op de behoeften van deze zorgorganisatie.