Proefaudit Noordwest Ziekenhuisgroep ter voorbereiding op externe NIAZ audit

In Casussen by Anja Tolle

 


Proefaudit  
 Noordwest Ziekenhuisgroep

 

Op verzoek van de Raad van Bestuur heeft Kerteza binnen de Noordwest Ziekenhuisgroep een proefaudit uitgevoerd op de Verplichte InstellingsRichtlijnen (VIR’s) van de Qmentum Global normensets, ter voorbereiding op de externe NIAZ audit.

Het doel was om een goed beeld te krijgen van de implementatiegraad van de VIR’s. De onderzoeksvragen die samen met de opdrachtgever zijn opgesteld waren:

  • In hoeverre voldoet de inhoud van de kwaliteitsdocumentatie aan de normcriteria en nalevingstests van de Qmentum Global normenset?
  • In hoeverre voldoet de praktijk aan de afspraken zoals vastgelegd in beleid en procedures van het ziekenhuis?
  • In hoeverre zijn de werkafspraken daadwerkelijk geïmplementeerd?

Als referentiekader voor de audit zijn het NIAZ VIR Handboek en de eigen kwaliteitsdocumenten (procedures en protocollen) van het ziekenhuis gebruikt.

De proefaudit is door twee ervaren senior adviseurs van Kerteza voorbereid met de manager en een beleidsmedewerker van de afdeling Kwaliteit en Veiligheid. Afspraken zijn gemaakt over vooraf benodigde documentatie en over de planning en uitvoering van de audit.

De planning is vertaald in een gedetailleerd rooster met informatie over

  • de te bezoeken locaties en afdelingen;
  • het interviewen van leidinggevenden, zorgprofessionals en patiënten;
  • het uitvoeren van observaties;
  • het beoordelen van patiëntendossiers (met toestemming);
  • en de beschikbaarheid van documenten gedurende de audit.

Uiteraard werd vastgesteld hoe de terugkoppeling aan de Raad van Bestuur en andere direct berokkenen direct na de audit zou gebeuren en in welke vorm het rapport aangeboden zou worden.

Tijdens de tracers en locatiebezoeken is, behalve het toetsen van de kennis van beleid en werkafspraken, ook gekeken naar de aantoonbaarheid en terugvindbaarheid van de werkafspraken, inclusief de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Naleving van gemaakte afspraken in de praktijk werd in de toetsing meegenomen.

Na een eerste terugkoppeling van de bevindingen aan het einde van de laatste dag van de proefaudit werd binnen twee weken het rapport aangeleverd. Ter afronding heeft nog een laatste gesprek met de Raad van Bestuur plaatsgevonden.